OfficeForms ist ein Add-In, das Microsoft Word um die wichtigsten Leistungen eines Redaktionssystems ergänzt.
Sie arbeiten wie gewohnt in Word.
Sie können wiederkehrende Texte, Bilder oder ganze Kapitel als Modul oder Textbaustein ablegen und immer wieder benutzen (SingleSource).
Die Module werden in einer Datenbank gespeichert.
Sie können ein Dokument um beliebige Varianten erweitern.
Trotzdem pflegen Sie immer nur ein einziges Dokument und schalten einfach die Variante ein, die Sie aktuell ansehen und bearbeiten möchten.
Sie können Ihre Dokumentation in Teildokumente aufspalten, um sie einzeln zu bearbeiten, und zuletzt wieder zu einer fertigen Dokumentation zusammen zu fügen.
Sie arbeiten WYSIWYG: Sie gestalten und formatieren wie gewohnt in Word und sehen immer das vollendete Dokument.
Besser als Word
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Word
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OfficeForms
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Die AutoTexte in Word sind umständlich zu bedienen und unübersichtlich.
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In OfficeForms ist die Handhabung von Textbausteinen kinderleicht:
Modul speichern: Text markieren, Modulname eingeben. Modul benutzen: Liste ansehen, Vorschau ansehen, einfügen.
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Varianten werden von Word nicht unterstützt.
Sie können zwar mehrere Varianten in mehreren Dateien anlegen, müssen dann aber allgemeine Änderungen in allen Dokumenten "nachziehen".
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In OfficeForms arbeiten Sie in einem Dokument und schalten eine Variante sichtbar.
Texte, die in allen Varianten verwendet werden, sind nur einmal vorhanden.
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Das Zentral- oder Masterdokument in Word ist kompliziert zu bedienen und fehleranfällig.
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OfficeForms ermöglicht das einfache Aufspalten und Zusammenfügen mit allem was dazugehört.
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Einfacher als ein Redaktionssystem
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Redaktionssystem
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OfficeForms
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In einem Redaktionssystem schreiben Sie einzelne Module, die später zu einem Gesamtdokument zusammengestellt werden. Dabei sehen Sie meistens nur das einzelne Modul ohne den inhaltlichen Zusammenhang.
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Bei OfficeForms haben Sie immer das fertige Ergebnis vor Augen und arbeiten in einem Dokument, so wie es Ihr Leser später sehen wird. Sie müssen sich die Auswirkungen Ihres Schreibens nicht bildlich vorstellen.
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In einem Redaktionssystem werden die Bausteine häufig als Text mit Code oder Tags dargestellt und erst bei Bedarf im Layout gezeigt.
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Bei OfficeForms müssen Sie nichts codieren, sehen keine Tags. Sie sehen immer die Texte und Bilder im fertigen Layout.
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Bei einem Redaktionssystem müssen Sie Ihre bestehende Dokumentation meistens aufwändig ins neue System portieren.
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Bei OfficeForms benutzen Sie einfach Ihre Worddokumente weiter und ergänzen sie nach und nach durch Module und Varianten.
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