OfficeForms das Redaktionstool für Autoren - Word mit Redaktionssystem Funktionen, Textbausteinen, Variantensteuerung


 

 

Vorschau
OfficeForms 2.0
Werfen Sie schon einmal vorab einen Blick auf die Jahresendversion OfficeForms 2.0.

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Eine Testinstallation ist nach Absprache möglich.
Das einfachste
Redaktionstool
der Welt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Informationen zu Lizenzen und Preisen finden Sie hier.

 

 

Preisträger 2010
Die Online-Hilfe von OfficeForms gewinnt den



Mit dem Doku-Preis zeichnet die tekom herausragende Technische Dokumentationen aus.

Sie wollen schnell und effektiv umfangreiche Dokumente erstellen und verwalten?

Sie schätzen die WYSIWYG-Arbeit mit Word?

Sie vermissen aber Vorteile eines Redaktionssystems?

 

OfficeForms bietet Ihnen SingleSource-Publishing, modulare Dokumentation, eine Variantenverwaltung und die Möglichkeit, Dokumente aufzuteilen und wieder zusammenzuführen.

Ganz wie ein großes Redaktionssystem aber ohne dessen Nachteile.

 

Laden Sie sich jetzt die aktuelle Demo-Version 1.7 herunter. Kostenlos, voll funktionsfähig.

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OfficeForms - Das einfachste Redaktionstool der Welt

OfficeForms ist das Redaktionstool für Autoren, die mit Word komplexe Technische Dokumentation erstellen wollen. 
OfficeForms ist ein Add-In, das Microsoft Word um die wichtigsten Leistungen eines Redaktionssystems ergänzt.

Sie arbeiten in MS Word 2003, Word 2007 oder Word 2010.

Merkmale

Sie arbeiten wie gewohnt in Word. Sie können wiederkehrende Texte, Bilder oder ganze Kapitel als Modul oder Textbaustein ablegen und immer wieder benutzen (SingleSource).Die Module werden in einer Datenbank gespeichert.Sie können ein Dokument um beliebige Varianten erweitern.

Trotzdem pflegen Sie immer nur ein einziges Dokument und schalten einfach die Variante ein, die Sie aktuell ansehen und bearbeiten möchten. Sie können Ihre Dokumentation in Teildokumente aufspalten, um sie einzeln zu bearbeiten, und zuletzt wieder zu einer fertigen Dokumentation zusammen zu fügen. Sie arbeiten WYSIWYG: Sie gestalten und formatieren wie gewohnt in Word und sehen immer das vollendete Dokument.

OfficeForms ist besser als Word

Die AutoTexte in Word sind umständlich zu bedienen und unübersichtlich. 

In OfficeForms ist die Handhabung von Textbausteinen kinderleicht: Modul speichern: Text markieren, Modulname eingeben. Modul benutzen: Liste ansehen, Vorschau ansehen, einfügen.

Varianten werden von Word nicht unterstützt. 

Sie können zwar mehrere Varianten in mehreren Dateien anlegen, müssen dann aber Allgemeine Änderungen in allen Dokumenten "nachziehen". 

In OfficeForms arbeiten Sie in einem Dokument und schalten eine Variante sichtbar. Texte, die in allen Varianten verwendet werden, sind nur einmal vorhanden.

Das Zentral- oder Masterdokument in Word ist kompliziert zu bedienen und fehleranfällig. OfficeForms ermöglicht das einfache Aufspalten und Zusammenfügen Ihrer Dokumente mit allem was dazugehört.

OfficeForms ist einfacher als ein Redaktionssystem

In einem Redaktionssystem schreiben Sie einzelne Module, die später zu einem Gesamtdokument zusammengestellt werden. Dabei sehen Sie meistens nur das einzelne Modul ohne den inhaltlichen Zusammenhang. Bei OfficeForms haben Sie immer das fertige Ergebnis vor Augen und arbeiten in einem Dokument, so wie es Ihr Leser später sehen wird. Sie müssen sich die Auswirkungen Ihres Schreibens nicht bildlich vorstellen.

In einem Redaktionssystem werden die Bausteine häufig als Text mit Code oder Tags dargestellt und erst bei Bedarf im Layout gezeigt. Bei OfficeForms müssen Sie nichts codieren, sehen keine Tags. Sie sehen immer die Texte und Bilder im fertigen Layout.

Bei einem Redaktionssystem müssen Sie Ihre bestehende Dokumentation meistens aufwändig ins neue System portieren. Bei OfficeForms benutzen Sie einfach Ihre Worddokumente weiter und ergänzen sie nach und nach durch Module und Varianten.

OfficeForms im Film

Wir haben einige Filme für Sie vorbereitet, die Ihnen das Leistungsspektrum von OfficeForms und das Zusammenspiel mit unterschiedlichen Word-Versionen in knapper und anschaulicher Weise vorstellen: OfficeForms im Film

Bausteine

Viele Texte und Bilder verwenden Sie immer wieder. Da ist es sinnvoll, sie als Baustein zu speichern und überall dort einzusetzen, wo sie benötigt werden. Bilder, AutoTexte oder ganze Dokumente können Sie mit OfficeForms zentral in einer Datenbank verwalten und per Knopfdruck in einzelne Dokumente einbauen.

Dieses Prinzip (SingleSource genannt) bietet Ihnen viele Vorteile:

Jeder Baustein ist nur einmal vorhanden und muss nur einmal gepflegt und übersetzt werden. 

Sie können immer wieder auf schon erstellte und bewährte Texte zugreifen.

Ihre Bausteine sind schon fertig formatiert.

Ihre Bausteine stehen übersichtlich geordnet in einer Verzeichnisstruktur und sind als Vorschau ansehbar.

Wenn Sie ein neues Dokument aus fertig übersetzten Bausteinen zusammenstellen, erübrigt sich die weitere Arbeit an der Übersetzung.

Varianten

Wenn Sie unterschiedliche Varianten einer Dokumentation erstellen müssen, arbeiten Sie in OfficeForms in einem einzigen Basisdokument. Die "kleinen Unterschiede" der Varianten betten Sie als Bausteine ein.

So können Sie ein einziges Basisdokument pflegen und bequem eine Variante ansehen, bearbeiten oder drucken.

Teildokumente

Häufig ist es praktisch, große Dokumente in kleinere zu zerlegen:

Einzelne Dokumente lassen sich schneller öffnen und besser bearbeiten.

Einzelne Dokumente können von verschiedenen Autoren gleichzeitig bearbeitet werden.

Einzelne Module können später zu einem großen Ganzen zusammengefügt werden.

Mit OfficeForms können Sie Ihre Dokumentation interaktiv in einzelne Teildokumente zerlegen und auch wieder zusammenführen.

Technik

OfficeForms ist ein Add-In, das Microsoft Word um die wichtigsten Leistungen eines Redaktionssystems ergänzt:

Wieder verwendbare Textbausteine.

Mehrere Varianten in einem Dokument.

Modulare Dokumentation.

Baustein-Verwaltung

Bausteine helfen Ihnen, Ihre Dokumente aus (wiederverwendbaren) Elementen zusammen zu stellen. In OfficeForms können Sie AutoTexte, Dokumente und Grafiken  als Bausteine speichern.

Die Module können Sie wahlweise lokal oder zentral speichern:

lokale Datenbank: Bausteine für spezielle Projekte

zentrale Datenbank: Bausteine, die übergreifend und global genutzt werden sollen.

Eine Verwaltung ermöglicht es,

Varianten-Verwaltung

Unter einer Variante verstehen wir in OfficeForms ein Produkt oder eine Maschine, deren individuelle Ausprägung sich in der Dokumentation niederschlägt. Ein Waschmaschinenhersteller könnte zum Beispiel die nahezu baugleichen Waschmaschinen Standard und Öko über die Varianten-Verwaltung dokumentieren.

Eine zentrale Variantenverwaltung ermöglicht es,

Variantenfelder

Die Stellen, an denen sich die Dokumentation unterscheidet (Variante A zu Variante B) werden in OfficeForms mit Varianten-Feldern gekennzeichnet (ein Variantenfeld ist hier ein spezielles Wordfeld). Je nach Variante wird dieses Feld mit Inhalt gefüllt.

Eine zentrale Verwaltung der Variantenfelder ermöglicht es,

Dokumenten-Verwaltung

Wurde eine Dokumentation in unterschiedliche Einzeldokumente aufgeteilt, werden alle Teile beim Publizieren einer Variante automatisch zusammengeführt.

In welcher Reihenfolge welche Dokumentationsteile erscheinen sollen, können Sie in einer Dokumenten-Verwaltung festlegen.

Eine zentrale Dokumenten-Verwaltung ermöglicht es,

Systemvoraussetzungen

Demo-Version

Sie können OfficeForms unverbindlich testen und kennenlernen. Fordern Sie unseren Download an. Die kostenlose Demo-Version enthält folgende Features:

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dokay GmbH
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